Gekopieerd!
12 januari 2024
Wie hard werkt, verdient opslag of een bonus. De jaarlijkse afspraak over loon en prestaties is een belangrijk moment voor elke werknemer. Achter de schermen bij hr gaat er een complex proces aan vooraf. In veel bedrijven verloopt dit nog steeds via spreadsheets. Dat is problematisch. Het maakt de beloningscyclus een moeizaam, foutgevoelig en rigide proces. Dit zijn de 7 redenen waarom kiezen voor een compensatietool beter is dan spreadsheets.
Het opsplitsen van de beloningsspreadsheet in meerdere bestanden, een voor elke afdeling, is een pittige taak. De afdelingshoofden verdelen het budget volgens de instructies en formules in de file die ze ontvingen. Eens ingevuld sturen zij die weer naar hr. Het verzamelen, opkuisen en opnieuw samenvoegen van de data is een tijdrovende aangelegenheid, want de managers wijzigen de formules en de templates vaak. Dit moet manueel gecorrigeerd worden.
Een compensatietool als Youbo automatiseert dit proces. Op basis van de medewerkersdatabase, het loonbeleid en het beschikbare budget staan de juiste gegevens automatisch klaar in de tool. Het opknippen en weer samenvoegen van documenten is verleden tijd. Dat is een enorme tijdwinst.
Het opnieuw samenvoegen van de files is lastig. De formules in de spreadsheets raakten verminkt. Kolommen zijn verdwenen en verschenen op ongewenste plaatsen. Er staan tikfouten in de bestanden. Het is voor hr een herculeswerk om de fouten op te sporen en te elimineren.
Een compensatietool geeft realtime toegang tot de gegevens die automatisch worden bijgewerkt als er nieuwe informatie bijkomt. Het maakt komaf met het manueel samenvoegen van files. Dat reduceert fouten drastisch. De tools hebben een ingebouwde foutcontrole.
Iedereen krijgt dezelfde opslag ongeacht de prestatie? De klassieke peanut butter approach heeft afgedaan. Loonbeleid is geen one size fits all meer. In de war for talent zetten gedreven hr-professionals hun beste beentje voor om werknemers te behagen. Dat doen ze onder meer met een geïndividualiseerde verloning die inspeelt op wat de werknemer nodig heeft.
De formules in spreadsheets zijn niet in staat om de complexiteit van het geïndividualiseerde loonbeleid te weerspiegelen. Softwaretools doen dat wel. Via integraties is het perfect mogelijk om gepersonaliseerde, gemotiveerde loondoelen te ondersteunen. Ze importeren flexibel gegevens van elke bron en ondersteunen zo een loonbeleid op maat.
Wat hebben spreadsheets en konijnen met elkaar gemeenschappelijk? Ze vermenigvuldigen zich razendsnel. Het klassieke grapje dat in december in hr-kantoren circuleert, is niet uit de lucht gegrepen. De vele spreadsheets op lokale systemen zijn vatbaar voor datadiefstal, verlies of beschadiging. De beveiliging ervan is ondermaats. Ze vormen een risico voor hacking, zeker bij printen of mailen. Regels omtrent privacy zijn streng, en maar goed ook. Het is evident dat data volgens de hoogte normen beschermd moeten worden. Met spreadsheets is dat moeilijk.
Compensatietools zijn wél veilig. Cloudgebaseerde systemen bieden versleutelde opslag, back-ups en voldoen aan regelgeving zoals GDPR. Enkel de aangewezen verantwoordelijken hebben toegang, met een paswoord. Het gebruik wordt geregistreerd en is traceerbaar.
Raakt het budget op tijd verdeeld door de managers? In een compensatietool heeft hr een realtime-inzicht in de data. In plaats van algemene reminders te versturen kan hr gericht aanvuren. Worden de bonussen eerlijk toegewezen? Zijn er managers die consequent te veel geld toekennen? Of zijn er die net te karig zijn met de compensaties? Bij spreadsheets tast je hierover in het duister. Een tool laat toe om rapporten te maken op basis van de cijfers.
Welke impact heeft een wijziging van de loonpolitiek? Het voorspellen van verschillende uitkomsten is complex en tijdrovend met spreadsheets. Met een compensatietool kan je makkelijk scenario’s vergelijken.
Het is niet zo makkelijk om met meerdere gebruikers spreadsheets te delen en samen te werken. Het zwaartepunt van een spreadsheetgebaseerd beloningsbeleid ligt bij human resources.
Door de realtime dataverwerking faciliteren compensatietools samenwerken wel. Het maakt overleg tussen hr en managers makkelijker, en tussen managers onderling. Dat komt het beloningsbeleid en de werkverdeling ten goede.
Voor niet-technische gebruikers zijn spreadsheets lastig. Ze hebben een steile leercurve. Ze zijn niet ideaal voor mobiel. Compensatietools zijn wel intuïtief. Na een korte training gaan gebruikers er vlot mee aan de slag.
Via compensatietools genereer je makkelijker duidelijke en intuïtieve rapporten voor medewerkers. Die helpen managers bij de evaluatiegesprekken en geven medewerkers een duidelijk overzicht.
Met onze compensatietool Youbo is het beloningsproces sneller, veiliger en makkelijker. Bedrijven rapporteren een tijdwinst van maanden. Software als Youbo die flexibel verlonen ondersteunt, is geen nice to have in de markt van vandaag. Het is een must-have. Youbo werkt volgens het salarisbeoordelingsproces dat vooraf is ingegeven. Vanuit de beoordelingsystemen (zoals SAP, SDWorx of huapii) en personeels- en loongegevens (bijvoorbeeld SAP, SDWorx of Oracle) start de evaluatieprocedure. Op basis van de medewerkersdatabase, het loonbeleid en het beschikbare budget staat in de tool de juiste gegevens automatisch klaar. Managers kunnen het budget makkelijk verdelen. Youbo connecteert met je hr-software zodat de goedgekeurde compensaties automatisch in de payroll worden doorgevoerd.
Benieuwd? Onze experts vertellen je er graag meer over.