Gekopieerd!
21 december 2023
Wat is het doel van je digitale hr-strategie? Wil je de administratie verminderen? Tijdswinst boeken? Op welke nieuwe technologische mogelijkheden zet je in? Breng de behoeften van je bedrijf in kaart. Denk toekomstgericht en hou rekening met de kansen en uitdagingen van morgen.
Voor je het IT-landschap uittekent, breng je je processen in kaart. Neem ze kritisch onder de loep. Zijn ze nog steeds essentieel en efficiënt? Wat kan er beter? Digitalisering zorgt voor meer efficiëntie, maar je proces moet in de basis juist zitten. Dat betekent: zinvol zijn om je doel te bereiken. Zorg dat je processen vastliggen en helder gedefinieerd zijn voor je de (her)opbouw van je IT-landschap aanvat. Op welke manier meet je performance? Welke tools gebruik je voor learning and development? Hoe ga je rewards toekennen?
Het is perfect mogelijk om je payroll- of tijdsregistratiesysteem in te pluggen in je ecosysteem, maar een gestandaardiseerde aanpak over de divisies heen is belangrijk om data correct uit te wisselen in het toekomstige digitale landschap. Het is de voorwaarde om een efficiënter en eenvoudiger te beheren IT-landschap te creëren.
Raadpleeg de teams al in de voorbereidingsfase, zodat de technologische veranderingen vanaf dag een door hen gevoed en gedragen zijn. Zij zullen de technologie dagelijks in de praktijk gebruiken. Het is belangrijk dat zij overtuigd zijn van de kwaliteit en het nut van de technologie waarmee ze werken.
Het kost tijd om een best-of-breedlandschap samen te stellen. Het selectieproces om de juiste tools te kiezen vraagt veel research. Neem de tijd om elk teamlid te bevragen over de manier waarop hij of zij werkt. Betrek alle afdelingen. Kies de beste hr-tool voor de taak. Stel dat verschillende teamleden andere tools gebruiken voor employee engagement of analytics, onderzoek dan wat de beste tool is en schrap de rest.
Vraag concullega's om aanbevelingen. Met welke combinatie van tools werken zij al tot tevredenheid samen? Steek je licht op in de academische wereld. Welke tools breken door? Onderzoek of je voorkeurtools toekomstbestendig zijn.
Wees kritisch voor de software die je kiest. Zorgt een tool die medewerkers toelaat om het verloningspakket zelf samen te stellen voor een hogere retentie? In welke mate helpt een selfservicetool voor het boeken van vakantiedagen de administratie centraal te verlichten? Welke rapporten heeft het management echt nodig? Hoeveel tijd win je met een gedigitaliseerde onboarding of met een geautomatiseerd bonusprogramma? Idealiter legt de leverancier concrete cijfers voor van eerdere klanten. Ons beloningsprogramma Youbo is een relatief nieuwe speler op de markt is, maar we kunnen al mooie resultaten voorleggen. Internationale hr-dienstverlener SD Worx versnelde dankzij Youbo het compensatieproces van twee maanden naar slechts drie weken.
Denk goed na over hoe leveranciers en partners in je ecosysteem passen. De best-of-breedstrategie slaagt alleen als je systemen goed met elkaar verbonden zijn, zodat je gegevens altijd up-to-date zijn, in welke tool je ze ook bekijkt. Bij het kiezen van een tool is het belangrijk om te onderzoeken hoe die connecteert en past in het geheel. Wat zijn de integratiemogelijkheden? Kunnen de ontwikkelaars een palmares van succesvolle integraties voorleggen? Hoe past een nieuwe tool in het geheel? Wat is de workload voor de IT-afdeling bij het integreren? Onze beloningstool Youbo is zo open mogelijk gebouwd, zodat hij vlot integreert met de meest diverse systemen.
Evalueer de tools niet alleen op wat ze kunnen op het vlak van dienstverlening of integratie. Security en de veiligheid van je data zijn primordiaal. Onderzoek hoe de tool data beschermt en de veiligheid garandeert. Security en databeveiliging zijn bij Youbo ISO-gecertificeerd. De servers bevinden zich in Europa, conform de GDPR-vereisten. Onderzoek dit bij alle tools die je zou willen inpluggen.
In een best-of-breed-strategie combineer je de beste SaaS-tools (kort voor software as a service) voor elke taak. SaaS-tools werken doorgaans met een abonnementsformule. Die kostprijs kan je makkelijk in kaart brengen.
Vergeet het budget voor maatwerk niet. Voor cruciale processen kan het immers aangewezen zijn om software op maat te ontwikkelen. Bijvoorbeeld omdat het een concurrentieel verschil oplevert, of omdat je geen tool vindt die volledig aan je wensen of je werking beantwoordt. Ontwikkelingen op maat zijn een fikse investering, maar het kan ook een bijzondere meerwaarde opleveren. Het kan ook nodig zijn om maatwerk te voorzien om tools te integreren. Vergeet dit niet te budgetteren.
Ook met de kostprijs van trainingen moet je rekening houden. Bevraag je leveranciers over de duur en de modaliteiten van de opleiding per tool. Youbo is een intuïtieve tool. Volgens het train-the-trainer principe leiden we key users op die de tool in de organisatie introduceren.
Ga niet over een nacht ijs. Stel een plan van aanpak met een weloverwogen timing op. Vraag de leverancier van de tools om een implementatieplan en integreer het in het grotere geheel. Is het nodig om een projectmanager aan te stellen om de zaken in goede banen te leiden? Aan de implementatie van onze beloningstool Youbo gaat een analysefase vooraf waarin we het loonbeleid en de bestaande hr-processen onder de loep nemen. Die vertalen we softwarematig en configureren we in de tool, zodat die klaar is voor gebruik.
Het onderbreken van de processen en het veranderen van technologie verstoort de dagelijkse werking flink. Help je teams om geleidelijk de switch te maken. Vermijd haastwerk en zorg voor een goede vorming zodat medewerkers op een vlotte manier met de nieuwe technologie aan de slag kunnen gaan. Communicatie is cruciaal: zorg dat elke medewerker te allen tijde op de hoogte is van de plannen, het doel en de timing.